Documents et télétravail : indispensable mariage de raison
A moins que vous n’exigiez de vos collaborateurs qu’ils trimbalent leurs classeurs dans le coffre de leur voiture, vous avez certainement organisé des accès à distance aux documents et données de votre entreprise.
Mais accéder est une chose, collaborer à distance sur les mêmes documents en est une autre ! Cela demande souvent une évolution des pratiques documentaires.
Mes documents
doivent devenir
des documents d’entreprise partagés
Et ça change pas mal de choses…
- Pratiques collaboratives
Nouvelles règles pour collaborer sur les mêmes dossiers ou fichiers, et pour partager l’information - Organisation des dossiers numériques
Mise en place d’un plan de classement thématique, logique et intuitif pour que chacun s’y retrouve - Dématérialisation
Scannage des documents nécessaires et suffisants pour disposer de dossiers fonctionnels - Droits d’accès
Ni trop serrés, qui empêcheraient l’accès aux documents nécessaires, ni trop larges, qui ne respecteraient pas les besoins de confidentialité, mais pas de dentelle de St-Gall…
Vous avouerez qu’il peut s’agir, pour certaines entreprises, d’un changement culturel autant que d’un changement organisationnel.
A mener donc avec doigté, et dans les bonnes pratiques de gestion documentaire et du changement !
A votre disposition
Claudine Mügeli